Organisering av allmenn informasjon på servere

[banana]

At det er mulig å finne den informasjon som bør være tilgjengelig for alle.

Men det var strengt tatt ikke råd om organisering jeg spurte etter. Det blir mappestruktur, og det blir informative mappe- og filnavn. Jeg var på jakt etter en illustrasjon som viste gode og dårlige eksempler. Hvis svaret er at slikt finnes ikke, ja da får jeg lage det sjøl.

[Observatøren]

Opprinnelig lagt inn av banana, her.

At det er mulig å finne den informasjon som bør være tilgjengelig for alle.

Men - på den måten med mapper etc er det jo ikke mulig å finne ut om den faktisk er lest?

[-ea-]

Men er det så nøye om det er lest? Jeg trenger ikke lese feriereglementet på jobb, men det er greit at jeg vet hvor det ligger hvis jeg trenger det.

[-ea-]

Og så er det greit at fila heter noe med feriereglement eller ihvertfall noe med ferie, i stedet for image-scan-2014-03-18 eller document1.doc.

[Nyx]

Må det være figurer/bilder? Hvis det er relativt lite datakyndige personer som skal forstå nødvendigheten av logisk lagring, så kanskje det kan hjelpe å forklare det med noe de bedre kan relatere seg til?
Hvis man har 800 dokumenter i en stor kasse, og skal finne ett spesifikt dokument, så kan det ta veldig lang tid. Har man derimot dokumentene organisert i forskjellige hyller for hvert tema/avdeling/whatever så begrenser det dokumentene man trenger å lete gjennom, og dermed også tiden det tar å finne riktig dokument. Har man så dokumentene satt inn i permer, logisk inndelt, tar det kortere tid å finne det du leter etter. Har man i tillegg klinket til og satt inn skilleark i permene med tydelige beskrivelser, så vil det ta betraktelig kortere tid å finne riktig dokument. Selvfølgelig forutsatt at dokumentene i permene holdes sortert riktig, og ikke det opprettes flere permer med liknende grupperinger, for da vil antall permer man må lete gjennom øke igjen.

Eller noe i den duren?

Eventuelt understreke poenget ved å ha med en plastkasse full til randen av papirer.

[Nyx]

Hvis man klarer å få forklart det uten å høres belærende og nedlatende ut, da, det er kanskje ikke så lett.

Jeg har mye erfaring med å (nesten daglig) forklare søk-og-lagring og andre datarelaterte oppgaver til en eldre kollega som jobbet på data hele dagen, hver dag, men likevel var så redd for datamaskinen at han trodde at han kunne komme til å slette hele serveren hvis han f.eks. lagret et dokument i feil mappe. Jeg fant ut at for ham så hjalp det ham ofte til å forstå sammenhengene og hvordan ting fungerte hvis jeg klarte å forklare det ved hjelp av andre, ikke datarelaterte, ting som han hadde mer erfaring med og var mer trygg på.

[Strå]

Argh, jeg er arkivar og yrkesskadet. Jeg grøsser når jeg hører at ting bare skal ligge i en mappestruktur på serveren, og ramler om i krampegråt når noen snakker om å sende kopier internt.

Det jeg lurer på med serveren er slike ting som om fila er skrivebeskyttet? Hvem har ansvaret for vedlikehold? Hva om den fila trengs om fem år, er den fortsatt lesbar? Men klart, det kan fungere på et vis om man må. Så nei, jeg er overhodet ikke brukanes til noe fornuftig her, sorry.

Ellers har Nyx et godt forslag til hvordan du kan illustrere at en god mappestruktur er bedre enn fullstendig ville vesten.

Hvis serveren er noe alle har tilgang til, kan du sende dem link til dokumentet i steden for en kopi, slik at de får med seg eventuelle oppdateringer (og det tar mindre plass totalt sett, vi betaler for lagringsplassen vi bruker nemlig).

[banana]

Opprinnelig lagt inn av Strå, her.

Argh, jeg er arkivar og yrkesskadet. Jeg grøsser når jeg hører at ting bare skal ligge i en mappestruktur på serveren, og ramler om i krampegråt når noen snakker om å sende kopier internt.

Det jeg lurer på med serveren er slike ting som om fila er skrivebeskyttet? Hvem har ansvaret for vedlikehold? Hva om den fila trengs om fem år, er den fortsatt lesbar? Men klart, det kan fungere på et vis om man må. Så nei, jeg er overhodet ikke brukanes til noe fornuftig her, sorry.

Ellers har Nyx et godt forslag til hvordan du kan illustrere at en god mappestruktur er bedre enn fullstendig ville vesten.

Hvis serveren er noe alle har tilgang til, kan du sende dem link til dokumentet i steden for en kopi, slik at de får med seg eventuelle oppdateringer (og det tar mindre plass totalt sett, vi betaler for lagringsplassen vi bruker nemlig).

Jeg pleier egentlig å sende en link, ikke selve dokumentet. Egentlig. Jeg synes det er ryddigere og som du sier unngår jeg ekstrakopier i hytt og pine. Men folk her har en tendens til å lagre kopier i hytt og pine uansett, fordi det har vært et salig kaos på serveren. Jeg tror at jeg har fått ryddet i dette. Foreløpig.

De tingene jeg har ansvar for skrivebeskytter jeg i den grad jeg mener det er nødvendig. Men klart, dette er anarki på mange måter. Det finnes knapt noen ledelse, mange av oss har i praksis ingen leder, IT-ansvarlig finnes ikke (fordi det settes lik utgift), personalsjef eller ligenende har vi ikke, ingen administrativ medarbeider av noe slag. Så da ble det til slutt sånn at den som ble mest frustrert over mangelen på system ønsket å gjøre noe med de innenfor de rammer som finnes. Der er vi nå.

[Strå]

Oioioi, høres ut som om du har en jobb foran deg. Kan bare ønske deg lykke til!

[banana]

Opprinnelig lagt inn av Strå, her.

Oioioi, høres ut som om du har en jobb foran deg. Kan bare ønske deg lykke til!

Men hvordan ville du som arkivar forholdt deg til dette? Finnes det noen lur måte å lagre informasjon på en felles server på?

[Strå]

Som arkivar ville jeg ikke ønsket å forholde meg til bare server med mappestruktur, jeg ville hatt et lag oppå det, som dokuwiki e.l., noe er nevnt i tråden allerede. Du er selv inne på dette med overmapper og undermapper, som

Fest_og_moro
Fest_2014
:

Nøyaktig hvilke vil avhenge av hva dere driver med, hvor mange dokumenter dere lager og/eller bruker i løpet av et år, antall ansatte osv. Tenk nøye igjennom og gjerne i grupper slikt som mappenavn, filnavn, tegn som (ikke) er lov i filnavn og mappenavn (nevnt tidligere i tråden også), hvem som har ansvar for lagring, skrivebeskyttelse og slikt. Dokumentèr hva dere kommer fram til, utpek en ansvarlig for å opprettholde systemet. Det blir vel deg det?

Det tar tid å sjekke at filer lagres der de skal og heter det de skal, så vurder om det er verdt det, eller velg ut bestemte filer/typer dokumenter hvor det er viktig at regimet følges. At de riktige avtalene er korrekte og tilgjengelig på noe annet format enn papir hele levetiden er vel et slikt område. Om det er andre ting er helt avhengig av hva dere driver med, lover og regler, eierinteresser og whatnot.

Lurer på om jeg ikke skrev om dette til en kunde en gang. Hvis hodet er på plass senere i dag kan jeg finne notatet og sende det til deg.

Lykke til!

[-ea-]

Gi dem skrivemaskin!