Hvor finner jeg de offisielle reglene om hvor lenge et firma må arkivere dokumenter?

[Pelen]

Jeg finner litt her og der, men vet ikke helt hvor de offisielle reglene finnes. Noen som har en lenk?

Fakturaer er 5 år, men hva med andre ting?

[nokon]

Eg fekk beskjed om at journalar var 10 år, då eg forsøkte å få tak i ei eldre journalutskrift i vinter.

[Anda]

Det spørs jo helt hva de enkelte dokumentene gjelder, da. Finnes ikke én regel for alle dokumenter.

[Che]

Og det kommer veldig an på - og det avhenger av ulike ting.

I min jobb forholder jeg meg til personopplysninger og relativt sensitiv data. Vi har ikke lagringsplikt (ei heller lagringsrett i forhold til datalagringsdirektivet) fordi NAV sitter på orginalene og derfor er de som har lagringsplikt. Vi makulerer alt når vi er ferdig med å jobbe med folk. - og henviser da til NAV om noen ønsker kopi av noe.

[Pelen]

F.eks.:

- Tolldokumenter
- Inngående fakturaer
- Kundeavtaler
- Attester på leverte varer til kunder
- Inventeringslister
- Fakturaer (som vel er 5 år, men vil gjerne finne de offisielle reglene)
- Personalakter på ansatte som ikke lenger jobber hos oss

Og sikkert flere som jeg ikke kommer på i farta.

Mye av dette er det kanskje ikke noen regler for, men jeg vil neppe kaste noe som vi må lagre. Bedriften skal flytte.

[Jålebeinet]

Tolldokumenter faller inn under regnskapsloven og skal oppbevares i 10 år.

[ingling]

Flere av disse tingene faller nok under regnskapsloven ja, så sjekk den. Private firmaer plikter ikke å følge arkivforskriften, men arkivlovens kapittel III sier noe om privatarkiver, se her https://arkivverket.no/arkivverket/P...jer/Arkivloven. Kanskje du finner noen tips der. Flere private arkivdannere ser på offentlige retningslinjer for å lage egne rutiner.

[Fluke]

Her: http://www.revisorkollegiet.no/blogg...15/01/27/1070/
og her: http://firmanytt.no/slutt-pa-oppbeva...ilag-pa-papir/

[Pelen]

Tusen takk! Vår administrerende, økonom, gikk akkurat bort og han kunne dette.

[celebelen]

Det har kommet nye regler for regnskapsdokumenter, det holder med oppbevaring i fem år. Dette inkluderer inn- og utgående fakturaer, bankbilag, tolldokumenter m.m.

Hvis noen hos dere har tilgang til Sticos, vil jeg tro dere finner alt der. (Hvis ikke, kan jeg sikkert sjekke når jeg er på jobb igjen mandag).

[Pelen]

Jeg er usikker på om noen har tilgang til Sticos, det skal jeg finne ut av. Vår nye daglige leder er dansk bosatt i Sverige så jeg/vi må prøve å finne ut sv en del ting selv. Alt slikt visste vår tidligere daglige leder, han var et oppslagsverk.

[Fluke]

Jeg tror fort et sticos-abonnement kan lønne seg om dere ikke har det.

[Pelen]

Kan der fortelle mer om Sticos?

[Fluke]

Jeg bruker det i jobb til å slå opp om diverse utbetalinger er skattepliktige eller ikke, både når det gjelder den ansatte, men også når det kommer til hva bedriften kan føre inngående mva på. Brukes også til alt mulig annet av regnskapsregler. Men siden jeg jobber med lønn/refusjoner/arbeidsgiveravgift/skatt etc. er det det jeg bruker Sticos til.

https://www.sticos.no/portal/

[celebelen]

De arrangerer kurs også, innen ulike tema.

[Strå]

Opprinnelig lagt inn av Pelen, her.

F.eks.:

- Tolldokumenter - Her har du fått gode råd av andre
- Inngående fakturaer - Her har du fått gode råd av andre
- Kundeavtaler - I tre år etter at avtalen har gått ut, og like lenge etter siste garantitid.
- Attester på leverte varer til kunder - Behandles som annet regnskapsmateriale (og her har du fått gode råd av andre)
- Inventeringslister - Har ikke peiling
- Fakturaer (som vel er 5 år, men vil gjerne finne de offisielle reglene) - Her har du fått gode råd av andre
- Personalakter på ansatte som ikke lenger jobber hos oss - Datatilsynet har sagt noe om det her. Tidligere sa de konsekvent at alt skulle slettes senest tre år etter at folk har sluttet, men har gått bort fra det, mye fordi den eksansatte selv kan ha behov for enkelte typer opplysninger. Særlig å rydde vekk unødvendige opplysninger er viktig.

Og sikkert flere som jeg ikke kommer på i farta.

Mye av dette er det kanskje ikke noen regler for, men jeg vil neppe kaste noe som vi må lagre. Bedriften skal flytte.

Lovverket er en ting, firmaets behov noe annet. Over i feit, skrå skrift ser du i hvert fall mine forslag. De er basert på de vurderingene vi (jeg) gjorde hos min forrige helprivate arbeidsgiver.

Opprinnelig lagt inn av Pelen, her.

Tusen takk! Vår administrerende, økonom, gikk akkurat bort og han kunne dette.

Men han hadde vel skrevet det ned i en rutine som er tilgjengelig? Jeg mener, det er lov å håpe...

Beklager at jeg svarer litt sent.

[Pelen]

Tusen takk Strå!