Hvordan planlegge en studietur/firmatur?

[Isolde]

Jeg er med i en komite som skal lage en studietur for 15-20 kollegaer.

Vi har klart å bestemme oss for by, tid osv. Men hvordan går vi frem når vi skal finne hotell, transport fra flyplass til hotell, finne restauranter som tar i mot så mange.

Jeg er flink til å bestille turer til våre private turer, men blir plutselig litt usikker når jeg skal bestille til så mange. Ser booking.com kan søke på ganske mange gjester. Så der kan jeg nok få en oversikt over hva prisklasse de forskjellige hotellene ligger på.

Men hva med for eksempel transport fra flyplass til hotell. Taxi selskap? buss?

Kan ikke si jeg har reist på så mange sånne turer. De turene jeg har reist på med mannen sin jobb har ofte vært planlagt av selskaper som er spesialisert på det. Er det mye dyrere å bestille igjennom sånn.

Alle erfaringer taes i mot med takk.

Selve studiedelen av turen er litt mer i boks.

[Ellisiv]

Tja... Klart det koster å bruke et byrå. Det gjør det også å bruke timevis av egen tid (arbeidstid?) på å gjøre jobben.

Du kan være helt sikker på at hvis du skal gjøre det selv så tar det mer tid enn du tror.

[Isolde]

Ja. Vi er tre stykk. Men tid tar det ja. Vi er kommunale ansatte så pris har litt å si oppi dette.

Kan man forvente at folk klarer å ta tog fra flyplass til hovetogstasjon? Eller er ikke det helt innenfor?

[Observatøren]

Jeg har planlagt noen slike turer, og hvis gruppener noenlunde oppegående (regner med det er voksne arbeidstakere?) har jeg god erfaring med å grovplanlegge reiseruten, informere om planene og be folk om å gi beskjed dersom det er noe spesielt vi må tahensyn til.

Vi tar som regel kollektivtransport til og fra flyplass, med mindre vi skal til et bestemt sted for omvisning, evt trenger mer tid underveis fordi vi skal gjøre ulike stopp.

[Observatøren]

Et tips er også å kontakte hotell direkte for å be om pris til gruppen. Det kan ofte bli en god pris siden hotellet får godt belegg.

Litt avhengig av hvor man skal og hva slags tur det er, kan det funke fint med et grovt program der man setter opp tidspunkter for frokost, lunsj, middag, og avreise til bestemte steder, og gi beskjed om at hvis man kkke rekker "avgang" må man komme seg dit selv.

[Isolde]

Dette er høyt utdannede kvinner (og en mann). De fleste er ganske reisevaner, men det er gøy gjennomsnittalder. Men hun eldste på 68 reiser verden rundt stadig vekk. Damer i 50årene får bare henge på.

Vi har en som må ha tilrettelegging i forhold til nær tilgang til taxi, handicap tilrettelagt rom/hotell osv ellers så klarer alle seg.

Jeg tenkte og at å ta kontakt med 2-3 hotell og be om direkte pris.

[Observatøren]

Det høres ut som en overkommelig oppgave.

Husk at alle ikke kan bli 100% fornøyd. Sats på 90%, så blir det bra.

[Lavender]

Vi er ca 12 stk. Vi har reisebyrå som booker hotell, men det kan du også fint gjøre på hotellsøkemotor. Vi tar offentlig transport, der kan det være lurt å gruppere seg på ca fem i hver gruppe for at det skal være lett å sjekke at alle er med. Og så er det tungvint om alle venter på alle. Vi har også hatt sjåførservice, de finner du gjerne på flyplassenes hjemmesider eller hotellet har funnet noen for oss, uansett så har det vært varierende erfaring med disse avtalene, og vi synes egentlig det er like greit og billig å ta taxi. Restauranter er booket på forhånd, vi gjør gjerne søk på Tripadvisor og får tips av andre. Det må reserveres til så mange.

Har alle kredittkort og tar utlegg, eller skal alt på felles regning? Det siste er ofte klønete.

Vi har ofte en reisplan med navn på hoteller, restauranter og adresser til disse. Samt en oversikt over tider og adresser for jobbavtaler og sosiale avtaler.

[Isolde]

Ingen untatt kanskje sjefen som har kredittkort. Det er et av problemene jeg ser. En av de andre i planleggingsgruppen skal ta kontakt med sjefen for å høre hvordan betaling blir gjort.

Godt å høre at man kan gå ut fra at folk klarer å forflytte seg selv.

[Arran]

Jeg har tidligere organisert mange slike små og store jobbgruppeturer. Ble til slutt til at vi stadig oftere brukte gruppereisebyrå til dette og bare tok den hyggelige jobben som å bestemme restauranter selv mens de booket. Egen arbeidstid koster også, og slike reisebyråfolk er mer effektive på slikt enn det jeg er.

Har prikket deg navnet på de vi brukte mest.

[Neket]

Når vi reiser mange, så bestiller vi oftest transport selv. Type, møt opp på x hotell i y by kl 19.30 på mandag. Så fikser alle transport selv. Men ellers; kollektivtransport er absolutt innafor.

Hotellet kan sikkert lage felles regning til firmaet. Kanskje verre med restauranter - der må man jo ofte betale når man går. Kommer vel an på grensa på firmakortet om det blir problematisk?

[Isolde]

Vi bør vel sjekke ut sjefens kredittkort grense

[veobra]

Vi har god erfaring med å bruke reisebyrå. Vi er 10-15 når vi drar på tur. Arbeidsplassen har avtale med reisebyrå. De skal kunne tilby samme pris på reiser som du får ved å bestille selv. Fordelen med å bruke reisebyrå er bla at de koordinerer alt. Skulle flybillettene bli endret så endrer de hotellet også. Vi ordnet en del sist fordi noen trodde det skulle bli billigere. Totalt sett sparte vi ikke noe.

Vi bestiller alltid transport til hotell og flyplass. Veldig greit med noen som venter på en og kjører direkte.

[Siritk]

Arbeidsgiver har ikke avtale med reisebyrå? En kommune skal ikke ha mange som reiser før en sånn avtale er nødvendig ref. anskaffelsesreglement?

Jeg elsker å arrangere, men denne typen ting holder jeg meg gladelig unna på grunn av total arbeidsmengde.

[Høst]

Opprinnelig lagt inn av Siritk, her.

Arbeidsgiver har ikke avtale med reisebyrå? En kommune skal ikke ha mange som reiser før en sånn avtale er nødvendig ref. anskaffelsesreglement?

Tenkte på det samme - min arbeidsgiver har rammeavtaler vi forholder oss til, og en bestemt leverandør av reisetjenester som setter sammen feks internseminar etc....De booker fly, transport fra flyplass til hotell, hotell, middager, konferansevenue etc. Og sender faktura til jobben! Jeg pleier å være lokal "reiseleder" for en del av disse, min jobb består da av å si ja og nei og plukke ut menyene vi skal ha. Anstrengende med andre ord.

[Pamina]

Tipper at kommunen vil kunne kreve at dere legger ut turen på anbud, fordi det kommer opp i mer enn 30 000 kr. Sjekk med kommunen hva som er riktig tjenestevei. Jeg antar dette er studietur betalt av jobben?

[Isolde]

Dette er betalt av jobben og i arbeidstiden. Burde ikke sjefen vår ha vist om dette?
Vi får ta kontakt. Ingenting er bedre enn at vi slipper å gjøre noe.
Jeg har vert på studietur med en kommunal barnehage før, da mener jeg den ikke var planlagt av byrå. Dette er ikke en barnehage, men i samme sektor.

[Observatøren]

Opprinnelig lagt inn av Pamina, her.

Tipper at kommunen vil kunne kreve at dere legger ut turen på anbud, fordi det kommer opp i mer enn 30 000 kr. Sjekk med kommunen hva som er riktig tjenestevei. Jeg antar dette er studietur betalt av jobben?

Fra 1.7.15 er beløp under 100.000,- eks mva unntatt regelverket for offentlige anskaffelser.

[Pamina]

Opprinnelig lagt inn av Observatøren, her.

Fra 1.7.15 er beløp under 100.000,- eks mva unntatt regelverket for offentlige anskaffelser.

Så bra, det var utrolig tungvint tidligere.

Du får regne på det, Isolde, og høre med kommunen hvem de har avtaler med i forhold til denne typen anskaffelser.

[veobra]

Vi har ranmeavtaler og det ville vært fullstendig uaktuellt å gå utenom dette. Jeg ville trodd det samme i en kommune av litt størrelse. Vi må legge ut selv og få refundert. Det som bestilles gjennom reisebyrå kommer stort sett på faktura. En annen fordel med reisebyra.