Referat eller protokoll

[Eia]

Jeg fikk et spørsmål i morges, om når protokoll skal benyttes og når referat skal brukes (gjelder styremøter).

Er ordet styreprotokoll avlegs? Før i tiden skulle man jo i tillegg oppbevare disse på en bestemt måte, limt inn i protokollbok. Kan noen av Fps lærde forklare hva som gjelder nu for tiden? Der jeg jobber, bruker vi alltid referat fra selve styremøtene, men protokoll for årsmøtene.

Noen?

[Eia]

Ingen?

[Ru]

I mitt hode, er referat mer grundig enn protokoll.

[Anda]

Aksjeloven krever at det skal føres protokoll over styrebehandling (§ 6-29), og gir også noen bestemmelser om hva protokollen skal inneholde.

Om man kaller det det ene eller det andre er vel likegyldig, så lenge innholdet i dokumentet oppfyller loven.

[Eia]

Påstanden fra x er "det heter protokoll når det er styremøter, ikke referat". Jeg mener nei, men finner ikke så veldig mye om det på nett så jeg har ingen håndfaste argumenter for hvorfor ikke. Annet enn at protokoll i mitt hode er mer begrenset til forhandlinger og slikt.

[Maz]

For meg er styreprotokollen det samlede numererte stedet der alle referatene limes inn. Det er da for meg de samlede referatene.

Sidene her er nummererte, men det er også sakene og gjennom hele året.t
Sak 1/ 2009 osv. Nummerrekkefølgen fortsetter gjennom året og begynner ikke på nytt i hvert referat.

Referatene som limes inn i protokollen skal alle godkjennes og signeres. Sidene skal paraferes.

[Eia]

Takk for svar, Maz. Men er ikke denne måten å gjøre det på avlegs? Her på bruket signeres uansett ikke annet enn referatet fra årsmøtet (som jeg tror heter protokoll ...).

[Eia]

Takk for svar, Anda. Loven er lest og skrevet ut.

[Bluen]

Opprinnelig lagt inn av Maz, her.

For meg er styreprotokollen det samlede numererte stedet der alle referatene limes inn. Det er da for meg de samlede referatene.

Slik er det her også. Vi limer inn (de signerte) referatene i slike protokoller.

[Palmen]

Protokoll skal gjerne være signert og godkjent.
Om man f.eks skal registrere et selskap i Brønnøysund så krever de kopi av en signert stiftelsesprotokoll, som en bekreftelse på at noe er gjort. Et referat trenger ikke å godkjennes eller signeres.

[Mex]

Opprinnelig lagt inn av Palmen, her.

Protokoll skal gjerne være signert og godkjent.
Om man f.eks skal registrere et selskap i Brønnøysund så krever de kopi av en signert stiftelsesprotokoll, som en bekreftelse på at noe er gjort. Et referat trenger ikke å godkjennes eller signeres.

Palmen sa det

[Eia]

Takk for svar, dere. Jeg leter og leter, og finner kun protokollplikt i aksjeloven, og da kun i behandlingssaker.

Hva da med foreninger og stiftelser? Må et referat fra et styremøte alltid være en protokoll? I så fall syndes det over en lav sko, vil jeg påstå. Som jeg nevnte tidligere er jeg mest vant til at kun årsmøteprotokoll (-referat) signeres, mest pga. valg, godkjenning av årsmelding m.m. Ellers gokjennes forrige referat alltid skriftlig i påfølgende møte. Er det da lovstridig?

[Anda]

Stiftelsesloven har regler for stiftelser - og der også protokollplikt for styret - § 31. I tillegg har du selskapsloven, som har egne regler for noen typer selskaper - men her henvises det til enkelte regler i aksjeloven, bl.a. § 6-29.

Forøvrig tror jeg ikke det er noe i veien med at referat signeres i neste møte - det viktigste er at det blir signert - og det er også det som er mest praktisk.

Lykke til.

[Palmen]

En forening og en stiftelse velger selv sine egne vedtekter, og der skal det stå om man skal ha signert protokoll fra styremøter.

Dersom foreningen eller stiftelsen er registrert i enhetsregisteret og har et eget org nummer, så har Brønnøysund kopi av vedtekter og stiftelsesprotokoll. Da har man faktisk en forpliktelse til staten om å overholde sine evne vedtekter, som f.eks inbefatter hvorvidt det skal være et referat eller en protokoll fra et styremøte. (selv om det nok kun er det regnskapsmessige som blir fulgt opp ift foreninger eller stiftelser)

[Eia]

Opprinnelig lagt inn av Palmen, her.

En forening og en stiftelse velger selv sine egne vedtekter, og der skal det stå om man skal ha signert protokoll fra styremøter.

Dersom foreningen eller stiftelsen er registrert i enhetsregisteret og har et eget org nummer, så har Brønnøysund kopi av vedtekter og stiftelsesprotokoll. Da har man faktisk en forpliktelse til staten om å overholde sine evne vedtekter, som f.eks inbefatter hvorvidt det skal være et referat eller en protokoll fra et styremøte. (selv om det nok kun er det regnskapsmessige som blir fulgt opp ift foreninger eller stiftelser)

Tusen takk, Palmen. Der har jeg endelig noe håndfast å bruke. Da kan jeg svare på en ordentlig måte.

[Eia]

Opprinnelig lagt inn av Anda, her.

Forøvrig tror jeg ikke det er noe i veien med at referat signeres i neste møte - det viktigste er at det blir signert - og det er også det som er mest praktisk.

Det blir ikke signert, det blir bare referert en godkjennelse/evt. innsigelser av forrige referat. resiserer:

[Acsa]

Protokoll er bare vedtakene, og eventuelt hvem som hadde ordet til saken. I et referat kan det også stå hva saken handlet om, hva de forskjellige sa osv.